Verschillende onderdelen

Diensten De Groene VvE Beheerder

Jaarlijks komen er bij het beheer van een VvE veel verschillende werkzaamheden voorbij. Door het uitbesteden van de organisatie van uw VvE aan De Groene VvE Beheerder wordt u volledig ontzorgd in werkzaamheden als het organiseren van ledenvergaderingen, het opstellen van financiële jaarstukken en begrotingen. De Groene VvE Beheerder bewaakt de voortgang en planning van de jaarlijkse VvE activiteiten. Juist bij een wens om uw VvE te verduurzamen is een actieve, punctuele, gedegen en ‘op de bal’ instelling van uw beheerkantoor noodzakelijk.

Administratief beheer

  • Het organiseren en notuleren van de Ledenvergadering;
  • Het verzorgen van de uitnodigingen, agenda, financiële stukken, begroting etc., voor de ledenvergadering en digitaal beschikbaar stellen van overige vergaderstukken;
  • Het (laten) uitvoeren en controleren van werkzaamheden verband houdende met de door de ledenvergadering genomen besluiten, passend binnen de werkzaamheden van de beheerovereenkomst;
  • Het desgewenst bijwonen van een bestuursvergadering van de VvE;
  • De afhandeling van schadeclaims met assurantietussenpersonen en verzekerings-maatschappijen;
  • Het aanleggen en bijhouden van een register van eigenaars;
  • Het namens de VvE begeleiden van eigendomsoverdrachten van appartementsrechten.

Financieel VvE beheer

  • Een dagelijkse administratie;
  • De betaling van gemeenschappelijke kosten;
  • Incasso van de bijdragen;
  • Het tijdig samenstellen van de begroting en jaarrekening VvE;
  • Tussentijdse financiële rapportages.
  • Wij helpen u graag om het overzicht te houden en uw administratie goed bij te houden. De splitsingsakte van uw VvE vormt daarbij voor ons de basis.
  • Het opstellen en digitaal verspreiden van de jaarstukken over het afgelopen boekjaar. Dit omvat een exploitatieoverzicht (met daarin de uitgaven, inkomsten en het resultaat over het afgelo¬pen boekjaar) en een balans (hierin zijn de bezittingen en schulden van de VvE opgenomen);
  • Het afrekenen van het saldo van de exploitatie met de leden, als de vergadering van eigenaars hiertoe besluit;
  • Het opstellen van een conceptbegroting van de kosten en opbrengsten met een voorstel voor de per vastgestelde periode (maand, kwartaal e.d.) verschuldigde bijdrage en eventuele extra bijdrage(n) op basis van de splitsingsakte;
  • Het incasseren en administreren van de door de leden verschuldigde bijdragen. Voor betaling van de voorschotbijdrage kan gebruik worden gemaakt van de automatische incassoservice;
  • Het voeren van een incassoprocedure in geval van achterstallige betaling(en) door een eigenaar;
  • Het namens de VvE betalen van gemeenschappelijke kosten;
  • Het openen van een nieuwe, op naam van de VvE gestelde, bank- en eventuele spaarrekening;
  • Het voeren van de volledige dagelijkse financiële administratie van de VvE, inclusief het beheren van de afzonderlijke, op naam van de VvE gestelde, bank- en eventuele spaarrekening;
  • Het ten behoeve van een notaris opstellen van de bestuurdersverklaring voor appartementen die in eigendom worden overgedragen. De in- en uittredingskosten VvE worden respectievelijk bij de kopende en verkopende eigenaar in rekening gebracht;
  • Het jaarlijks, via het online bestuurdersportaal, geven van inzage in en toelichting op de financiële administratie aan de kascontrolecommissie.

Bestuurlijke begeleiding

We adviseren het bestuur bij de dagelijkse gang van zaken, sturen periodiek een up-to-date actiepuntenlijst en organiseren de algemene ledenvergadering; we versturen tijdig de agenda en uitnodiging en regelen een vergaderlocatie. We zorgen voor de notulen en leveren de vergaderstukken aan de VvE-leden.

Recruitment Strategy

Collectieve onderhoudscontracten

Collectieve contracten bij Verenigingen van Eigenaren (VvE’s) bieden vele voordelen voor de leden van de VvE. Een collectief contract is een overeenkomst tussen de VvE en een leverancier voor de levering van een bepaalde producten en/of diensten, zoals bijvoorbeeld energielevering, glasbewassing of onderhoudsdiensten. Dit wordt gedaan op collectieve basis, waardoor de kosten op basis van schaalvoordeel vaak lager zijn voor de individuele VvE dan wanneer zij individueel contracten afsluiten.
Het belangrijkste voordeel van collectieve contracten is de kostenbesparing. Door de inkoop van producten en diensten te bundelen, kan de VvE een betere prijs bedingen dan individuele eigenaren. Daarnaast kunnen naast de scherpe primaire voorwaarden veelal ook secundaire gunstige voorwaarden worden bedongen, zoals een langere contractduur of gunstige betalingsvoorwaarden.

Graag bieden wij u de mogelijkheid aan om deel te nemen aan de collectieve afspraken en splitsen het voordeel met u.

Dagelijks technisch beheer

Vaak wordt de techniek, in het bijzonder het klein dagelijks technisch beheer uit het oog verloren. Echter is het juist van belang om het onderhoud, groot of klein, op niveau te houden. Onderstaand een opsomming van het dagelijkse beheertaken die wij voor u uit handen nemen:

  • Periodiek toezicht houden op technische werkzaamheden
  • Afhandelen van het dagelijks onderhoud en/of evt. klachten over gemeenschappelijke gedeelten en installaties van het pand
  • Laten uitvoeren van (klein) onderhoud en reparaties
  • Desgewenst begeleiden van onderhoudspersoneel op locatie
  • Periodiek controleren van onderhoudswerkzaamheden
  • Opstellen en verzenden van offerteaanvragen
  • Beoordelen en vergelijken van deze offertes
  • Rapporten aan het bestuur over voortgang en kosten, digitaal/real time
  • Bespreken van deze offertes met de VvE

(Duurzaam) MJOP

Het is voor elke VvE wettelijk verplicht om een reservefonds op te bouwen en daarvoor jaarlijks te reserveren. Dit reservefonds moet ‘voldoende’ zijn om het pand goed te onderhouden. Om de juiste hoogte van het reservefonds vast te stellen wordt een MJOP opgesteld conform de NEN-2767. Hierin worden alle gebouwdelen benoemd met een conditiescore en welk type onderhoud nodig is. Met een startjaar, een intervalperiode en een investeringsbedrag wordt inzicht verkregen welk spaartempo de VvE jaarlijks nodig heeft voor de instandhouding van het gebouw. Omdat de gebouwconditie, de investeringsbedragen of de startjaren jaarlijks veranderen, is het raadzaam om het MJOP periodiek bij te stellen. Hiermee is het MJOP een dynamisch document en worden grote verschuivingen in het spaartempo voorkomen.

Zeker bij de wens om uw VvE te verduurzamen is het up te date houden en ‘duurzaam’ maken van uw MJOP van groot belang.

Planmatig onderhoud

Bij de uitvoering van (renovatie)projecten op basis van het MJOP neemt de Groene VvE Beheerder de regie. Met haar deskundige en liefst lokale partners stellen wij het VvE bestuur in staat om in elke fase van het project gefundeerde besluiten te nemen. De kaders in het projectplan, de werkomschrijving in het bestek en de keuze uit vergelijkbare offertes in het gunningsadvies zijn beslismomenten voor het bestuur waaraan wij uitvoering geven. Na de opstart van het project bezoekt de bouwkundige regelmatig het project en legt zijn bevindingen vast in een rapportage met foto’s. Vanaf de start tot de oplevering is de Groene VvE Beheerder betrokken en ligt de focus op een duurzaam en hoogwaardig resultaat.

Graag combineren wij projecten en/of renovaties met een advies voor verduurzaming zodat het gebouw klaar is voor de toekomst.